Optimiza tus viajes de empresa

Toda empresa, por pequeña que sea, requiere a lo largo del año de distintos viajes o desplazamientos de corte comercial o colaborativo. No hablamos exclusivamente de viajes internacionales, un simple cambio de rutina o visita puede ser susceptible de contabilizarse como un viaje de empresa.

Y es que para cada tipología y tamaño de empresa (desde grandes corporaciones hasta micropymes) habrá una forma de estructurar, organizar y cuantificar estos gastos de viaje y la rentabilidad o ROI que estamos obteniendo.

Os dejo una serie de pautas que os pueden servir a la hora de planificar mensual o anualmente vuestros desplazamientos.

1. Viajes de empresa habituales

En esta categoría incluiríamos aquellos tratos con proveedores o clientes para la empresa que tenemos en cartera, así como también las negociaciones paralelas que llevemos con empresas de la competencia o clientes potenciales buscando reducir costes o mejorar el valor añadido de nuestros productos o servicios.

Este apartado es el que debemos cuidar y analizar con mayor esmero para optimizar los viajes de empresa, pues seguramente sea el que se lleva una mayor partida presupuestaria. Además, la posibilidad de planificarse con anterioridad en muchos casos nos dota de un poder económico que debemos aprovechar.

¿Identificamos alguna feria o convención cerca de la localidad de algunos proveedores o clientes? Tal vez sería una buena idea ampliar nuestra estancia y replanificar algunas reuniones previstas para otros meses.

¿Tenemos acotada nuestra área de influencia habitual y más accesible? Tal vez sea una buena idea explotar las posibilidades locales a nivel de ROI antes de lanzarse a la carretera y abordar tratos con colaboradores más alejados que tal vez puedan ofrecer un descenso mayor en costes, pero que a nivel global e incluyendo costes asociados e indirectos acabe por no salir a cuenta.

“No nos dejemos impresionar por las cifras y los precios, son una variable muy potente y directa, pero sólo nuestra visión global de la empresa nos permitirá amoldarlas y traspasarlas a nuestra particular economía”

¿Estamos adecuando nuestra planificación comercial a las nuevas tecnologías? Si bien es cierto que la mayoría de tratos deben negociarse y cerrarse en persona, algunos pasos previos podrían zanjarse con una videoconferencia o un análisis digital de la trayectoria de la persona o empresa con la que prevemos una colaboración. Es más, con la ventaja de la previsión, podremos optar por definir el guion de las negociaciones vía videoconferencia o streaming, y así adaptar o generar contenidos que puedan resultar más visuales a nuestros clientes potenciales (sobre todo en B2B) a los que tratamos de convencer e impresionar.

La previsión es nuestra mayor baza en esta tipología de viajes de empresa, pudiendo encontrar los mejores precios para las fechas que más nos convenga. Tal vez encontremos que el miércoles es el día más económico para viajar, o que las negociaciones en jueves suelen llegar a mejor puerto que en otro día de la semana, o que cuando presentamos cifras desde la primera reunión acortamos los desplazamientos totales a los que asistir…

“Son muchas las preguntas que la analítica de nuestros viajes nos va a permitir responder”

2. Viajes de empresa no habituales

Son oportunidades o nuevos contactos estratégicos. Si captan nuestra atención desde un inicio seguramente provocarán un baile de fechas que seguramente desplazará otras actividades o labores previamente planificadas. No importa si vale la pena… ¿pero vale la pena?

Es decir, calculemos los costes directos e indirectos derivados de dichas reuniones y el rédito económico que sacaremos a las negociaciones improvisadas y oportunidades para analizar si estamos en la buena línea o sería preferible no precipitarse en el futuro.

“El olfato se adquiere con el tiempo y la experiencia, pero los números y la rentabilidad es algo totalmente accesible desde nuestra primera reunión”

La interpretación de estos datos marcará la diferencia en tu empresa. Encontraremos viajes, clientes o proveedores que nos están reportando números rojos a nivel individual. Otros menos importantes tal vez requieran una mayor atención por nuestra parte dado su crecimiento porcentual en el último año. También es posible que la suma de pequeños clientes o reuniones pueda reportarnos unos números mejores que una gran cuenta o proveedor importante.

¿Has pensado en juntar el valor añadido de todas las cuentas o clientes más modestos y compararlas en trabajo, dedicación y retorno con una gran cuenta que soporta gran parte de los números de tu empresa?

Tal vez podamos llevarnos una sorpresa, o descubramos que nuestra distribución de esfuerzos/tiempo (no olvidemos que tiene un precio también, el coste de oportunidad) no sea la adecuada.